QR-Bestellsystem am Tisch: Auswahlhilfe für Restaurants und Cafés
Ein QR-Bestellsystem am Tisch ist eine Software, mit der der Gast den QR-Code am Tisch mit dem Smartphone scannt, seine Bestellung selbst aus der Speisekarte aufgibt und die Bestellung direkt in die Küche oder an die Bar geht. Richtig eingerichtet entlastet es das Servicepersonal zu Stoßzeiten, senkt die Zahl der Bestellfehler und beschleunigt den Tischwechsel. Falsch eingerichtet schafft es in der Küche einen zweiten Bildschirm voller Chaos. Dieser Leitfaden beschreibt, worauf Sie bei der Entscheidung achten müssen, welches System für ein stark frequentiertes Café oder Restaurant geeignet ist.
QR-Speisekarte und QR-Bestellsystem sind nicht dasselbe
Beides wird oft verwechselt, aber die Auswirkungen auf den Betrieb sind sehr unterschiedlich:
| QR-Speisekarte | QR-Bestellung am Tisch | |
|---|---|---|
| Was macht es? | Zeigt die Speisekarte auf dem Smartphone | Zeigt die Speisekarte, nimmt die Bestellung auf und leitet sie weiter |
| Wer nimmt die Bestellung auf? | Der Kellner | Der Gast selbst |
| Auswirkung auf die Küche | Keine | Die Bestellung geht direkt auf den Küchenbildschirm oder den Küchendrucker |
| Bezahlung | An der Kasse | Am Tisch, in der App oder an der Kasse |
| Einrichtungsaufwand | Gering | Mittel: Tischzuordnung, Küchenablauf und Personalorganisation |
Wenn Sie sich nur die Kosten gedruckter Speisekarten sparen wollen, reicht eine QR-Speisekarte. Wenn Sie einen Bestellablauf ohne oder mit wenig Servicepersonal wollen, brauchen Sie ein Bestellsystem. Für weitere Optionen (Abholung, Lieferung) lesen Sie unseren Beitrag zur Bestell-App für Restaurants.
Die eigentliche Frage in einem vollen Café: Wie kommt die Bestellung in die Küche?
Der Gastbildschirm ist die sichtbare Seite. Was ein System erfolgreich oder erfolglos macht, ist die Küchenseite. Klären Sie vor der Auswahl diese Fragen:
- Wo kommt die Bestellung an? Auf dem Küchenbildschirm (KDS), dem Küchendrucker oder beidem. Sollen Getränke separat an die Bar und Speisen in die Küche gehen?
- Ist sicher, von welchem Tisch sie kommt? Jeder Tisch braucht einen eigenen QR-Code; wenn der Gast die Tischnummer von Hand eingibt, ist das eine Fehlerquelle.
- Was passiert, wenn ein Produkt ausverkauft ist? Verschwindet ein ausverkauftes Produkt sofort von der Karte, verhindert das Bestellungen in der Küche nach dem Motto „das gibt es nicht mehr“.
- Wenn mehrere Personen am selben Tisch bestellen? Die Bestellungen müssen auf einer Rechnung zusammengefasst und getrennt bezahlt werden können.
- Wann kommt der Kellner ins Spiel? Rechnung anfordern, Kellner rufen und Notizen für Sonderwünsche müssen im System vorhanden sein.
Ein System, das funktioniert, ohne Ihre Küchenorganisation zu verändern, ist – ganz gleich, wie elegant es auf dem Bildschirm aussieht – besser als eines mit schicker Oberfläche und langsamer Küche.
Bezahlung: am Tisch oder an der Kasse?
Es gibt drei verbreitete Modelle, und jedes erfordert einen anderen Betriebsablauf:
- Vorkasse: Die Bestellung geht erst nach der Zahlung in die Küche. Funktioniert gut in Selbstbedienungscafés; in Restaurants mit Tischservice kann es Gäste abschrecken.
- Nachher bezahlen, am Tisch: Der Gast bezahlt am Ende des Essens über das Smartphone. Beschleunigt den Tischwechsel, erfordert aber eine Zahlungsinfrastruktur und das Aufteilen der Rechnung.
- An der Kasse bezahlen: Das System nimmt nur die Bestellung auf, bezahlt wird wie gewohnt. Der Einstieg mit den wenigsten Änderungen.
Wenn Sie online Zahlungen annehmen, kommen der Vertrag mit dem Zahlungsdienstleister und die Provisionssätze zu den Gesamtkosten hinzu. Diese Posten sind getrennt vom Softwarepreis zu betrachten.
Anbindung an POS- und Kassensystem
Wenn Sie ein POS- oder Kassensystem nutzen, müssen die QR-Bestellungen auch dort ankommen; sonst führen Sie am Tagesende zwei getrennte Aufzeichnungen. Ob die Anbindung möglich ist, hängt davon ab, ob Ihr POS-Anbieter eine Schnittstelle nach außen (API) anbietet. Nennen Sie vor dem Angebot Name und Version Ihres Systems; ist keine Anbindung möglich, muss gesondert geplant werden, wie die Bestellung vom Küchenbildschirm in die Kasse übertragen wird.
Fertige QR-Bestellsoftware oder ein individuelles System?
Auf dem Markt gibt es zahlreiche fertige QR-Bestellprogramme im Monatsabonnement. Welche Lösung passt, hängt davon ab, wie standardisiert Ihr Betrieb arbeitet:
| Situation | Standardsoftware | Individuelles System |
|---|---|---|
| Ein Standort, Standardkarte | Meist ausreichend | Kann unnötig sein |
| Mehrere Standorte, standortspezifische Karte und Preise | Prüfen Sie, ob das Paket es unterstützt | Sinnvoll |
| Eigene App unter Ihrer Marke und Treueprogramm | Begrenzt | Sinnvoll |
| Spezielle Integration mit POS, Buchhaltung oder Warenwirtschaft | So weit der Anbieter es zulässt | Wird nach Bedarf aufgebaut |
| Schneller Start, niedrige Anfangskosten | Im Vorteil | Längere Vorbereitung |
Bei Standardsoftware bestimmen Monatsgebühr, Provision pro Transaktion und Vertragslaufzeit die Gesamtkosten; fragen Sie auch, ob Ihre Daten exportierbar sind. Beim individuellen System tragen Sie die Entwicklungs- und Wartungskosten, dafür wird der Ablauf vollständig auf Sie zugeschnitten. Für die Entscheidungsmethode hilft unser Leitfaden Standardpaket oder Individualsoftware.
Testen Sie zur Stoßzeit
Die eigentliche Prüfung eines QR-Bestellsystems ist der Freitagabend. Beobachten Sie in den ersten zwei Wochen nach der Einrichtung Folgendes:
- Die Zeit, bis eine Bestellung vom Smartphone in der Küche ankommt
- Die Zahl der Bestellungen, die an den falschen Tisch gehen oder verloren gehen
- Bestellungen, die Gäste abbrechen (ist die Karte zu lang, sind es zu viele Schritte?)
- Wie schnell auf „Kellner rufen“ und „Rechnung bitte“ reagiert wird
- Die Ladezeit der Seite an Tischen mit schwachem Mobilfunkempfang
Die Fotos der Speisekarte zu komprimieren und die Seite schlank zu halten, wirkt sich bei schwacher Verbindung direkt auf die Nutzbarkeit des Systems aus. Wenn Sie bei null anfangen, ist der Weg mit dem geringsten Risiko, mit einem einzigen Ablauf zu starten (zum Beispiel nur Bestellung am Tisch, Bezahlung an der Kasse) und den Rest je nach Nutzung zu ergänzen; diesen Ansatz haben wir in unserem Beitrag zum MVP beschrieben.
Häufig gestellte Fragen
Muss der Gast eine App installieren?
Nein. Ein gutes Bestellsystem am Tisch läuft im Browser; der Gast scannt den QR-Code und gelangt direkt zur Speisekarte. Eine Installationspflicht führt bei Gästen, die zum ersten Mal kommen, fast immer zum Abbruch der Bestellung.
Ersetzt ein QR-Bestellsystem den Kellner?
Nicht vollständig. Es reduziert den Aufwand der Bestellaufnahme; Service, Gästebetreuung und Sonderwünsche bleiben beim Personal. In stark frequentierten Betrieben besteht der Gewinn meist darin, mit demselben Team mehr Tische betreuen zu können.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
Der Gast kann über die mobilen Daten seines Smartphones bestellen; das eigentliche Risiko ist die Verbindung des Küchenbildschirms oder des Druckers. Für die Küchenseite sollten eine Ersatzverbindung und das Vorgehen bei der Bestellaufnahme während eines Ausfalls im Voraus geplant werden.
Können wir Speisekarte und Preise selbst aktualisieren?
Das sollten Sie können. Prüfen Sie in der Auswahlphase, ob sich Produkte hinzufügen, Preise ändern und ausverkaufte Produkte deaktivieren lassen, ohne dass ein Entwickler nötig ist – direkt über das Verwaltungspanel.
Lassen Sie uns den passenden Ablauf für Ihren Betrieb erarbeiten
Teilen Sie uns Ihre Tischzahl, die Zahl Ihrer Standorte, Ihr POS-System und den Ort mit, an dem Sie die Zahlung entgegennehmen möchten; wir bewerten gemeinsam, ob eine fertige Lösung ausreicht oder mit welchem Umfang ein individuelles System starten sollte. Sehen Sie sich unsere Leistungen in der Entwicklung mobiler Apps und bei Individualsoftware an oder kontaktieren Sie uns.