B2B-Händlerportal: Preislisten, Berechtigungen und Bestellablauf richtig aufbauen

In Unternehmen, die mit Händlern arbeiten, kommen Bestellungen meist so herein: eine WhatsApp-Nachricht, ein Anruf, manchmal eine Excel-Datei im E-Mail-Anhang. Jemand sammelt sie, gibt sie ins System ein, prüft den Preis, sieht im Lager nach und bestätigt. Mit wachsender Zahl der Bestellungen füllt diese Arbeit nicht mehr nur den Tag einer Person, sondern wird zum Engpass. Ein Händler-Bestellportal lässt den Händler diesen Ablauf selbst erledigen. Dieser Beitrag beschreibt, aus welchen Bausteinen ein solches Portal besteht und welche Entscheidungen beim Aufbau zu treffen sind.

Warum unterscheidet sich die B2B-Bestellung vom Online-Handel?

Von außen sieht beides nach „in den Warenkorb legen, bestellen“ aus. Die Unterschiede dazwischen sind genau die, die den Umfang des Projekts bestimmen.

Diese Unterschiede sind der Grund, warum eine fertige Shop-Plattform für den Einzelhandel den B2B-Bedarf meist nicht vollständig abdeckt. Manche Plattformen bieten B2B-Erweiterungen an; ihre Eignung sollte zu Projektbeginn geprüft werden.

Preisgestaltung: der kritischste Teil

Im Händlerportal werden beim Preis die meisten Fehler gemacht und die meisten Anpassungen benötigt. Schreiben Sie vor dem Aufbau Ihre eigenen Regeln auf:

• Wovon hängt der Preis ab? Von der Händlergruppe, vom einzelnen Händler oder von der Region?
• Gibt es Mengenrabatte? Gestaffelt oder mit einer einzigen Schwelle?
• Wie funktionieren Aktionen? Für bestimmte Produkte, bestimmte Zeiträume, bestimmte Händler?
• Werden Zuschläge für Zahlungsziele berechnet? Ändert sich der Preis je nach Zahlungsfrist?
• Gibt es Sondervereinbarungen? Wie werden Ausnahmen wie „Mit diesem Händler haben wir für dieses Produkt einen Sonderpreis vereinbart“ im System abgebildet?
• Was passiert bei einer Preisänderung? Wird der Preis in noch nicht bestätigten Warenkörben aktualisiert, oder bleibt er fest?

Der letzte Punkt wird oft übersehen und führt später zu Streit. Treffen Sie die Entscheidung von Anfang an.

Berechtigungen und Nutzerstruktur

Ein Händler ist keine Person, sondern ein Unternehmen; dort können mehrere Personen bestellen. Der Aufbau sieht in der Regel so aus:

• Händlerkonto: Kundenstammdaten, Preisliste, Kreditlimit und Adressen hängen an diesem Konto.
• Nutzer: Mehrere Personen beim selben Händler; manche dürfen bestellen, andere nur einsehen.
• Freigabeprozess: Bei manchen Händlern muss eine Bestellung intern von einem Vorgesetzten freigegeben werden.
• Ihr eigenes Team: Der Gebietsverantwortliche sieht nur seine eigenen Händler; die Geschäftsleitung sieht alle.
• Bestellung im Namen des Händlers: Ihr Team muss für einen Händler, der anruft, eine Bestellung anlegen können.

Bestellablauf und Lagerbestand

Das Portal nimmt Bestellungen entgegen; die eigentliche Frage ist, was danach mit der Bestellung passiert. Von Anfang an zu klären:

• Soll der Lagerbestand sichtbar sein? Die tatsächliche Stückzahl oder eine Anzeige wie „verfügbar / wenige / nicht verfügbar“? Die meisten Unternehmen wählen Letzteres, um Wettbewerbern keine Informationen zu liefern.
• Können nicht vorrätige Produkte bestellt werden? Werden Vorbestellungen angenommen, muss dem Kunden ein voraussichtlicher Termin genannt werden.
• Bestellstatus: Eingegangen, bestätigt, in Bearbeitung, versandt, geliefert. Dass der Händler das im Portal sehen kann, ist eine der Funktionen, die am meisten Anrufe sparen.
• Teillieferung: Was passiert, wenn ein Teil der Bestellung bereit ist?
• Limitüberschreitung: Kann ein Händler, dessen Kreditlimit erreicht ist, bestellen, oder geht die Bestellung in die Freigabe?

Anbindung an Ihr bestehendes System

Der Wert eines Händlerportals hängt wesentlich davon ab, ob es mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem kommunizieren kann: Produkt- und Preislisten sollten von dort kommen, Bestellungen dort ankommen, Kontosalden von dort gelesen werden.

Ob das möglich ist, hängt davon ab, ob Ihr System eine Schnittstelle nach außen (API) anbietet und Ihnen Zugang dazu gewährt. Manche Systeme bieten das direkt, andere über ein Zusatzmodul oder eine Lizenz, bei manchen ist nur ein Dateiaustausch möglich. Der erste Schritt vor Projektbeginn ist, Name und Version Ihres Systems zu ermitteln und die technische Eignung zu prüfen.

Ist keine Integration möglich, lässt sich das Portal trotzdem aufbauen – Produkte und Preise werden periodisch übertragen, Bestellungen exportiert und gesammelt ins System eingegeben. Das ist immer noch schneller als die manuelle Bestellannahme, aber nicht in Echtzeit; die Erwartungen müssen entsprechend gesetzt werden.

Damit die Händler das Portal auch nutzen

Ein Portal, das technisch funktioniert, aber von niemandem genutzt wird, ist die häufigste Form des Scheiterns. Ist der Händler gewohnt, per WhatsApp zu bestellen, und ist das Portal langsamer, kehrt er zu WhatsApp zurück.

Ansätze, die funktionieren:

• Schnelle Bestelleingabe: Artikelnummern einfügen und gesammelt hinzufügen ist viel schneller als im Katalog zu blättern, und Händler kennen ihre Produkte nach Nummer.
• Frühere Bestellung wiederholen: Die meisten Händler bestellen immer wieder Ähnliches. Die Wiederholung mit einem Klick ist die meistgenutzte Funktion.
• Eigene Listen: Der Händler kann häufig bestellte Produkte speichern.
• Funktioniert auf dem Smartphone: Der Händler ist oft im Lager oder unterwegs.
• Zugang zu Informationen: Sind Kontoauszug, frühere Bestellungen und Belege im Portal, loggt sich der Händler auch dafür ein.
• Übergangsphase: Beide Kanäle eine Zeit lang parallel offen zu halten und Bestellungen über das Portal einen kleinen Vorteil einzuräumen, beschleunigt den Umstieg.

Was gehört in die erste Version?

• Händler-Login und Berechtigungen
• Händlerspezifische Preisliste
• Produktliste, Suche und schnelle Bestelleingabe
• Warenkorb und Bestellanlage
• Verfolgung des Bestellstatus
• Bestellverwaltung auf Ihrer Seite

Kontoauszug, Download von Belegen, Aktionsmodul, Ziel- und Bonusverfolgung sowie Händler-Leistungsberichte können auf eine zweite Phase verschoben werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann das Portal auf meinem bestehenden Online-Shop aufgebaut werden?

Das hängt von der Plattform ab. Manche Shop-Plattformen bieten B2B-Funktionen; es muss geprüft werden, ob Ihre Anforderungen an Preisregeln und Berechtigungen in dieses Schema passen. Wenn nicht, ist es sinnvoller, das Portal separat aufzubauen und dieselben Produktdaten zu teilen.

Meine Händler sind wenig technikaffin – können sie das Portal nutzen?

Entscheidend ist nicht das technische Wissen, sondern ob das Portal schneller ist als die bisherige Methode. Schnelle Bestelleingabe und das Wiederholen früherer Bestellungen sind die beiden Funktionen, die dieser Gruppe am meisten entgegenkommen.

Können meine Wettbewerber meine Preise sehen?

Das Portal liegt hinter einem berechtigten Login; die Preise sind nach außen nicht sichtbar. Deshalb ist die korrekte Einrichtung der Berechtigungen eine kritische Anforderung.

Landen die Bestellungen automatisch im ERP?

Das hängt von den Anbindungsmöglichkeiten Ihres ERP-Systems ab. Nennen Sie uns den Namen Ihres Systems, dann prüfen wir das vor Projektbeginn; ist es nicht möglich, werden Verfahren für den Sammelimport geprüft.

Meine Händler arbeiten mit verschiedenen Währungen – ist das möglich?

Das lässt sich abbilden. Welcher Kurs aus welcher Quelle und wie oft bezogen wird und zu welchem Zeitpunkt der Preis festgeschrieben wird, muss im Umfang geklärt werden.

Lassen Sie uns über Ihren Händlerprozess sprechen

Teilen Sie uns die Zahl Ihrer Händler, Ihre Preisregeln, Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem und den heutigen Weg Ihrer Bestellungen mit; wir legen den Umfang der ersten Version gemeinsam fest. Sehen Sie sich unsere Leistungen in der Entwicklung von Individualsoftware und der E-Commerce-Entwicklung an oder kontaktieren Sie uns.