Портал заказов для дилеров: прайс-листы, права доступа и процесс заказа

В компаниях, работающих с дилерами, заказы обычно приходят так: сообщение в WhatsApp, звонок, иногда Excel-файл во вложении к письму. Кто-то собирает их, вносит в систему, проверяет цену, смотрит остатки, подтверждает. С ростом числа заказов эта работа перестаёт быть занятием одного сотрудника и превращается в узкое место. Портал заказов для дилеров позволяет дилеру вести этот процесс самостоятельно. В статье — из каких частей состоит портал и какие решения нужно принять при его создании.

Чем B2B-заказы отличаются от розничной электронной торговли?

Со стороны и то и другое выглядит как «добавить в корзину, оформить заказ». Но именно различия между ними определяют объём проекта.

Из-за этих различий готовая розничная платформа чаще всего не покрывает потребности B2B полностью. Некоторые платформы предлагают B2B-модули; их пригодность нужно проверять в начале проекта.

Ценообразование: самая важная часть

В дилерском портале больше всего ошибок и больше всего доработок приходится на цены. Прежде чем строить систему, запишите собственные правила:

• От чего зависит цена? От группы дилеров, от конкретного дилера, от региона?
• Есть ли скидка за объём? Ступенчатая или с одним порогом?
• Как работают акции? На определённые товары, в определённые даты, для определённых дилеров?
• Применяется ли наценка за отсрочку? Меняется ли цена в зависимости от срока оплаты?
• Есть ли особые договорённости? Как будут храниться в системе исключения вроде «с этим дилером мы договорились об особой цене на этот товар»?
• Что происходит при изменении цены? Обновится ли цена в неподтверждённых корзинах или останется зафиксированной?

Последний пункт часто упускают, и позже он становится поводом для споров. Примите решение заранее.

Права доступа и структура пользователей

Дилер — это не человек, а компания; в ней заказы могут оформлять несколько сотрудников. Обычно структура выглядит так:

• Аккаунт дилера: к нему привязаны карточка контрагента, прайс-лист, лимит и адреса.
• Пользователи: несколько человек у одного дилера; одни могут оформлять заказы, другие — только просматривать.
• Процесс согласования: у некоторых дилеров заказ проходит через утверждение руководителя внутри компании.
• Ваша команда: региональный менеджер видит только своих дилеров; руководство видит всех.
• Оформление заказа от имени дилера: возможность для ваших сотрудников создать заказ за дилера, который позвонил по телефону.

Процесс заказа и остатки

Портал принимает заказ; главный вопрос — что происходит с заказом дальше. Что нужно определить заранее:

• Показывать ли остатки? Точное количество или индикатор вроде «в наличии / мало / нет»? Большинство компаний выбирает второе, чтобы не раскрывать информацию конкурентам.
• Можно ли заказать товар, которого нет в наличии? Если принимаются предзаказы, клиенту нужно сообщать ориентировочную дату.
• Статусы заказа: принят, подтверждён, собирается, отгружен, доставлен. Возможность дилера видеть это в портале — одна из функций, которые сильнее всего сокращают число звонков.
• Частичная отгрузка: что делать, если готова только часть заказа?
• Превышение лимита: сможет ли дилер с исчерпанным кредитным лимитом оформить заказ или заказ уйдёт на согласование?

Связь с вашей текущей системой

Ценность дилерского портала во многом зависит от того, умеет ли он обмениваться данными с вашей ERP или бухгалтерской системой: товары и прайс-листы должны поступать оттуда, заказы — попадать туда, баланс контрагента — считываться оттуда.

Возможно ли это, зависит от того, предоставляет ли ваша система внешний интерфейс для подключения (API) и даёт ли вам к нему доступ. Одни системы предлагают его напрямую, другие — за дополнительный модуль или лицензию, в третьих возможен только обмен файлами. Первое, что нужно сделать до начала проекта, — узнать название и версию вашей системы и проверить техническую совместимость.

Если интеграция невозможна, портал всё равно можно построить: товары и цены загружаются периодически, заказы экспортируются и массово вносятся в систему. Это всё равно быстрее ручного приёма заказов, но не в реальном времени; ожидания нужно выстраивать соответственно.

Чтобы дилеры пользовались порталом

Портал, который технически работает, но которым никто не пользуется, — самая распространённая форма неудачи. Если дилер привык заказывать через WhatsApp, а портал медленнее, он вернётся к WhatsApp.

Подходы, которые работают:

• Быстрый ввод заказа: возможность вставить список артикулов и добавить их разом гораздо быстрее, чем листать каталог, а дилеры знают свои товары по артикулам.
• Повтор прошлого заказа: большинство дилеров регулярно заказывают одно и то же. Повтор в один клик — самая используемая функция.
• Собственные списки: возможность дилера сохранять часто заказываемые товары.
• Работа на телефоне: дилер чаще всего на складе или в дороге.
• Доступ к информации: если в портале есть выписка по счёту, история заказов и документы, дилер будет заходить и ради них.
• Переходный период: какое-то время держать открытыми оба канала и давать небольшое преимущество заказам через портал — это ускоряет переход.

Что должно быть в первой версии?

• Вход для дилеров и права доступа
• Индивидуальный прайс-лист для дилера
• Список товаров, поиск и быстрый ввод заказа
• Корзина и оформление заказа
• Отслеживание статуса заказа
• Экран управления заказами на вашей стороне

Выписку по счёту, скачивание документов, механизм акций, учёт планов и бонусов, отчёты по эффективности дилеров можно оставить на второй этап.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли построить портал на базе моего текущего интернет-магазина?

Зависит от платформы. Некоторые платформы электронной торговли предлагают B2B-функции; нужно проверить, укладываются ли ваши правила ценообразования и требования к правам доступа в эту схему. Если нет, надёжнее построить портал отдельно и использовать общие данные о товарах.

Мои дилеры далеки от технологий. Смогут ли они пользоваться порталом?

Решает не уровень технической подготовки, а то, быстрее ли портал по сравнению с текущим способом. Быстрый ввод заказа и повтор прошлого заказа — две функции, которые больше всего облегчают жизнь именно этой группе.

Смогут ли конкуренты увидеть мои цены?

Портал находится за авторизованным входом; цены закрыты для посторонних. Именно поэтому правильная настройка прав доступа — критически важное требование.

Будут ли заказы автоматически попадать в ERP?

Зависит от возможностей подключения, которые предоставляет ваша ERP. Если вы назовёте свою систему, мы проверим это до начала проекта; если интеграция невозможна, рассмотрим варианты массовой загрузки.

Дилеры работают в разных валютах. Это возможно?

Это можно реализовать. В объёме работ нужно зафиксировать, какой курс, откуда и с какой периодичностью берётся и в какой момент цена фиксируется.

Обсудим ваш процесс работы с дилерами

Расскажите, сколько у вас дилеров, какие правила ценообразования, какую ERP или бухгалтерскую систему вы используете и как заказы поступают сегодня; мы вместе определим объём первой версии. Посмотрите наши услуги по заказной разработке ПО и разработке интернет-магазинов и свяжитесь с нами — мы общаемся на английском или турецком.