Когда Excel перестаёт справляться? Переход на систему учёта

Excel — неплохой инструмент. Напротив, с него начинается порядок в большинстве компаний, и он долго справляется с работой. Проблема в том, что по мере роста компании таблица незаметно превращается в систему и начинает нести нагрузку, которую система такого рода выдержать не может. Эта статья о том, когда эта граница оказывается пройдена и как выполнить переход.

Признаки того, что пора отказаться от Excel

Если у вас есть один-два пункта из списка ниже, проблему можно решить наведением порядка. Если сразу пять-шесть — потраченное время, возможно, уже превышает стоимость программного обеспечения.

• Ходит несколько копий файла. Если «Итог_актуально_v3_ФИНАЛ.xlsx» звучит знакомо — этот пункт про вас.
• Два человека не могут работать одновременно. Файл блокируется, или один затирает изменения другого.
• Одни и те же данные вводятся в нескольких местах. Заказ — в одну таблицу, клиент — в другую, счёт — в бухгалтерскую программу.
• Нет разграничения прав. Каждый, кто открывает таблицу, видит себестоимость, список клиентов, данные сотрудников.
• История потеряна. Ячейка изменилась, но кто, когда и почему её изменил — неизвестно.
• Отчёты собираются вручную. В конце месяца — полдня копирования и вставки.
• Чтобы узнать статус задачи, нужно кого-то спросить. Информация не в таблице, а в голове у человека.
• Формулы стали хрупкими. Никто не решается их трогать, а починить в случае поломки может только один человек.
• Нельзя пользоваться с телефона. Сотрудники «в поле» вносят данные вечером, вернувшись в офис.

Сколько времени у вас отнимает Excel? Посчитайте

Есть способ принять решение о переходе на основе цифр, а не ощущений. В течение недели измерьте: сколько человек и сколько часов в неделю тратят на работу с таблицами (ввод данных, проверка, исправления, сборка отчётов, поиск «какая версия актуальная»)?

Умножьте полученные часы на стоимость часа сотрудника и распространите на год. Это невидимая цена, которую вы платите за Excel сегодня. Именно эту цифру нужно сравнивать с предложением на разработку — сюда стоит посмотреть прежде, чем сказать «программа слишком дорогая». Большинство компаний, впервые сделав этот расчёт, удивляются размеру суммы.

Не забудьте и другую сторону расчёта: стоимость ошибок. Предложение, ушедшее с неправильной ценой, пропущенный заказ, клиент, которому позвонили дважды, потерянный запрос. В таблицу это не записывается, но счёт приходит.

Не каждая проблема с Excel решается программой

Будем честны: в некоторых случаях вам нужна не новая система, а наведение порядка в текущей.

• Если пользуется один человек и данных немного, Excel, скорее всего, по-прежнему правильный инструмент.
• Если проблема только в том, что «мы не можем работать одновременно», её может решить облачный табличный сервис.
• Если ваш процесс близок к отраслевому стандарту, готовая программа будет быстрее и дешевле индивидуальной разработки. Это сравнение мы разобрали в статье готовый пакет или индивидуальное ПО.

Индивидуальная разработка становится актуальной, если ваш процесс нестандартный, данные вручную переносятся между несколькими системами или у вас свои особые правила доступа.

Как выглядит переход?

1. Опишите текущие таблицы. Какой файл для чего служит, кто им пользуется, откуда берётся какая информация? Этот список — исходные данные для разработки.
2. Начните с одного процесса. Не переносите все таблицы сразу. Выберите задачу, которая отнимает больше всего времени, и решите её от начала до конца.
3. Очистите данные. Самая недооценённая часть перехода. Если один и тот же клиент записан тремя разными способами, а в ячейках застряли пустые строки и комментарии, сначала исправляется это.
4. Работайте параллельно. После запуска новой системы какое-то время продолжайте вести и Excel. Сравнивайте, сходятся ли цифры.
5. Команда начинает пользоваться. Это самый критичный этап, и он связан не с программой, а с привычками.

Реалистичные ожидания от переноса данных

Ответ на вопрос «можно ли перенести данные из Excel?» зависит от структуры файлов. Если столбцы единообразны и каждая строка представляет запись одного типа, массовый импорт возможен. Но на практике таблицы обычно выглядят так: объединённые ячейки, даты в одном столбце в разных форматах, пустые столбцы, используемые для заметок, промежуточные итоги, добавленные в конец листа.

В этом случае перед переносом возникает работа по приведению данных в порядок, и в предложении должно быть письменно указано, входит ли она в объём работ. Переносить всю историю тоже не обязательно; иногда разумнее перенести последний год, а старое оставить в архиве.

Переход команды на новую систему

Именно здесь программные проекты тихо проваливаются: систему внедряют, никто ею не пользуется, через три месяца все вернулись в Excel.

Работающий подход такой:

• Пусть один из будущих пользователей участвует в разработке. Пусть тестирует промежуточные версии и возражает. В итоге именно он объяснит систему команде.
• Новая система должна быть быстрее старого способа. Если ввод данных занимает больше времени, чем в Excel, пользоваться не будет никто.
• Параллельный период должен быть коротким. Если две системы долго живут вместе, актуальной не остаётся ни одна.
• Дата перехода должна быть чёткой. «Будем переходить постепенно» обычно заканчивается тем, что переход не происходит вовсе.

Что должно быть в первой версии?

Не стремитесь к системе, которая с первого дня делает всё, что делал Excel. Первая версия обычно включает:

• Ввод и список основных записей (клиенты, задачи, заказы — в зависимости от вашего бизнеса)
• Отслеживание статуса: на каком этапе находится задача
• Права пользователей
• Поиск и фильтрация
• Экспорт в Excel — полезно не обрывать привычку резко

Экраны отчётов, интеграции и автоматические уведомления можно оставить на второй этап. Когда система заработает, вы увидите, какого пробела действительно не хватает.

Часто задаваемые вопросы

Мне нужно полностью отказаться от Excel?

Нет. Для анализа, разовых расчётов и личной работы Excel остаётся хорошим инструментом. Отказаться нужно от использования его как общей базы данных.

Не перебор ли внедрять систему для маленькой команды?

Зависит от объёма. Система, охватывающая весь бизнес, для маленькой команды может быть перебором; узкий инструмент, решающий одно «узкое место», имеет смысл и для команды из пяти человек.

Можно ли связать систему с моей текущей бухгалтерской программой?

Зависит от того, предоставляет ли эта программа внешний программный интерфейс (API) и даёт ли вам к нему доступ. Если вы сообщите название программы, мы проверим техническую совместимость до начала проекта.

Что будет с моими данными, если система упадёт?

Частота резервного копирования, место хранения копий и время восстановления должны быть прописаны в договоре. Это вопрос, который вы никогда не задавали про Excel, но должны задать — если единственная копия файла лежит на чьём-то компьютере, риск уже есть.

Сколько это займёт времени?

Зависит от объёма и состояния данных; называть срок заранее было бы неправильно. Когда объём определён, мы даём график в письменном виде.

Обсудим, какая таблица вас утомляет

Расскажите, какая задача сколько времени у вас отнимает сегодня и где вы храните данные; вместе определим, какой процесс должна решить первая версия. Ознакомьтесь с нашей услугой разработка индивидуального ПО и свяжитесь с нами. Общаемся на английском или турецком языке.