Wann reicht Excel nicht mehr? Der Umstieg auf eine Prozesssoftware

Excel ist kein schlechtes Werkzeug. Im Gegenteil: Die erste Ordnung der meisten Unternehmen entsteht damit, und sie funktioniert lange. Das Problem ist, dass sich die Tabelle mit dem Wachstum des Unternehmens stillschweigend in ein System verwandelt und eine Last zu tragen beginnt, die ein System nicht tragen kann. Dieser Artikel erklärt, wann diese Grenze überschritten ist und wie der Umstieg gelingt.

Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Excel zu verlassen

Wenn ein oder zwei der folgenden Punkte auf Sie zutreffen, lässt sich das Problem mit mehr Ordnung lösen. Treffen fünf oder sechs gleichzeitig zu, übersteigt die Zeit, die Sie aufwenden, möglicherweise bereits die Kosten einer Software.

• Es kursieren mehrere Kopien der Datei. Wenn Ihnen „Final_aktuell_v3_FINAL.xlsx“ bekannt vorkommt, trifft dieser Punkt zu.
• Zwei Personen können nicht gleichzeitig arbeiten. Die Datei ist gesperrt, oder einer überschreibt die Änderungen des anderen.
• Dieselben Daten werden an mehreren Stellen eingegeben. Die Bestellung in einer Tabelle, der Kunde in einer anderen, die Rechnung im Buchhaltungsprogramm.
• Es gibt keine Rechtetrennung. Jeder, der die Tabelle öffnet, sieht Kosten, Kundenliste und Personaldaten.
• Die Historie ist verloren. Eine Zelle wurde geändert, aber niemand weiß, wer, wann und warum.
• Berichte müssen von Hand zusammengestellt werden. Am Monatsende ein halber Tag Kopieren und Einfügen.
• Um den Stand einer Aufgabe zu erfahren, muss man jemanden fragen. Die Information steht nicht in der Tabelle, sondern im Kopf einer Person.
• Die Formeln sind fragil geworden. Niemand traut sich, sie anzufassen; geht etwas kaputt, kann es nur eine einzige Person reparieren.
• Auf dem Smartphone nicht nutzbar. Das Außendienstteam trägt abends im Büro nach.

Wie viel Zeit kostet Sie Excel? Rechnen Sie es aus

Es gibt einen Weg, die Entscheidung für den Umstieg nicht nach Gefühl, sondern nach Zahlen zu treffen. Messen Sie eine Woche lang: Wie viele Personen verbringen wie viele Stunden pro Woche mit Tabellenarbeit (Dateneingabe, Kontrolle, Korrektur, Berichte zusammenstellen, die Suche nach „welche ist aktuell“)?

Multiplizieren Sie die Stunden mit den Kosten pro Person und rechnen Sie auf das Jahr hoch. Das ist der unsichtbare Preis, den Sie heute für Excel zahlen. Mit dieser Zahl ist das Softwareangebot zu vergleichen – hier sollte man hinsehen, bevor man „Software ist teuer“ sagt. Die meisten Unternehmen sind überrascht, wie groß die Zahl ist, wenn sie diese Rechnung zum ersten Mal machen.

Vergessen Sie die andere Seite der Rechnung nicht: die Kosten von Fehlern. Das Angebot mit dem falschen Preis, die übersehene Bestellung, der zweimal angerufene Kunde, die verlorene Anfrage. Das steht in keiner Tabelle, aber die Rechnung kommt.

Nicht jedes Excel-Problem braucht eine Software

Seien wir ehrlich: In manchen Fällen brauchen Sie kein neues System, sondern nur mehr Ordnung im bestehenden.

• Wenn nur eine Person damit arbeitet und die Datenmenge klein ist, ist Excel wahrscheinlich nach wie vor das richtige Werkzeug.
• Wenn das Problem nur „wir können nicht gleichzeitig arbeiten“ lautet, kann ein cloudbasiertes Tabellen-Tool das lösen.
• Wenn Ihr Prozess nahe am Branchenstandard liegt, ist ein fertiges Programm schneller und günstiger als eine individuelle Entwicklung. Diesen Vergleich haben wir im Artikel fertiges Paket oder individuelle Software behandelt.

Individuelle Entwicklung kommt ins Spiel, wenn Ihr Ablauf vom Standard abweicht, Daten von Hand zwischen mehreren Systemen übertragen werden oder Ihre Berechtigungsregeln besondere sind.

Wie sieht der Umstieg aus?

1. Schreiben Sie die bestehenden Tabellen auf. Welche Datei dient wozu, wer nutzt sie, woher kommen welche Daten? Diese Liste ist die Grundlage der Entwicklung.
2. Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf. Übertragen Sie nicht alle Tabellen gleichzeitig. Wählen Sie die Aufgabe, die am meisten Zeit kostet, und lösen Sie sie von Anfang bis Ende.
3. Bereinigen Sie die Daten. Das ist der am meisten unterschätzte Teil des Umstiegs. Wenn derselbe Kunde in drei Schreibweisen erfasst ist und leere Zeilen und Kommentare in Zellen stecken, wird das zuerst korrigiert.
4. Arbeiten Sie parallel. Behalten Sie Excel nach dem Start des neuen Systems eine Zeit lang bei. Vergleichen Sie, ob die Zahlen übereinstimmen.
5. Das Team beginnt, es zu nutzen. Das ist die kritischste Phase, und sie hat nicht mit der Software, sondern mit Gewohnheiten zu tun.

Realistische Erwartungen an die Datenübernahme

Die Antwort auf die Frage „Können wir die Daten aus Excel übernehmen?“ hängt von der Struktur der Dateien ab. Sind die Spalten konsistent und stellt jede Zeile einen Datensatz desselben Typs dar, ist ein Massenimport möglich. In der Praxis sehen Tabellen aber meist so aus: verbundene Zellen, in derselben Spalte unterschiedlich formatierte Daten, leere Spalten, die für Notizen genutzt werden, Zwischensummen am Ende der Blätter.

In diesem Fall kommt vor der Übernahme eine Datenbereinigung dazu, und ob sie im Umfang enthalten ist, muss im Angebot schriftlich stehen. Sie müssen auch nicht die gesamte Historie übernehmen; manchmal ist es vernünftiger, das letzte Jahr zu übertragen und das Ältere im Archiv zu belassen.

Der Umstieg des Teams auf das neue System

Hier scheitern Softwareprojekte stillschweigend: Das System wird aufgebaut, niemand nutzt es, nach drei Monaten sind alle zurück bei Excel.

Der Ansatz, der funktioniert:

• Eine der Personen, die das System nutzen werden, ist im Entwicklungsprozess dabei. Sie testet Zwischenversionen und widerspricht. Am Ende erklärt sie dem Team das System.
• Das neue System muss schneller sein als die alte Methode. Dauert die Dateneingabe länger als in Excel, nutzt es niemand.
• Die Parallelphase bleibt kurz. Leben zwei Systeme lange nebeneinander, bleibt keines von beiden aktuell.
• Der Umstiegstermin ist klar. „Wir steigen nach und nach um“ endet meist damit, dass man gar nicht umsteigt.

Was gehört in die erste Version?

Streben Sie kein System an, das am ersten Tag alles kann, was Excel tut. Die erste Version umfasst in der Regel:

• Eingabe und Auflistung der Hauptdatensätze (Kunden, Aufträge, Bestellungen – je nach Ihrem Geschäft)
• Statusverfolgung: in welcher Phase sich ein Vorgang befindet
• Benutzerberechtigungen
• Suche und Filter
• Export nach Excel – die Gewohnheit nicht abrupt zu kappen, hilft

Berichtsansichten, Integrationen und automatische Benachrichtigungen können in eine zweite Phase verschoben werden. Sobald das System läuft, sehen Sie auch, welche Lücke Sie wirklich stört.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Excel komplett aufgeben?

Nein. Für Analysen, einmalige Berechnungen und persönliche Arbeit bleibt Excel ein gutes Werkzeug. Aufgeben sollten Sie nur, es wie eine gemeinsame Datenbank zu verwenden.

Ist ein System für ein kleines Team übertrieben?

Das hängt vom Umfang ab. Ein System, das das gesamte Unternehmen abdeckt, kann in einem kleinen Team übertrieben sein; ein schlankes Werkzeug, das einen einzigen Engpass löst, ist auch in einem Fünf-Personen-Team sinnvoll.

Lässt sich eine Verbindung zu meinem bestehenden Buchhaltungsprogramm herstellen?

Das hängt davon ab, ob dieses Programm eine Schnittstelle nach außen (API) anbietet und Ihnen Zugang gewährt. Wenn Sie uns den Namen des Programms nennen, prüfen wir die technische Eignung vor Projektbeginn.

Was passiert mit meinen Daten, wenn das System abstürzt?

Sicherungsintervall, Speicherort der Backups und Wiederherstellungszeit müssen im Vertrag stehen. Das ist eine Frage, die Sie bei Excel nie gestellt haben, aber stellen sollten – wenn die einzige Kopie der Datei auf dem Rechner einer Person liegt, ist das Risiko bereits da.

Wie lange dauert es?

Das hängt vom Umfang und der Struktur der Daten ab; eine Dauer im Voraus zu nennen, wäre nicht seriös. Sobald der Umfang feststeht, geben wir den Zeitplan schriftlich.

Sprechen wir darüber, welche Tabelle Sie belastet

Teilen Sie uns mit, welche Aufgabe heute wie viel Ihrer Zeit kostet und wo Sie Ihre Daten speichern; wir legen gemeinsam fest, welchen Ablauf die erste Version lösen soll. Sehen Sie sich unsere Leistung individuelle Softwareentwicklung an und kontaktieren Sie uns – wir kommunizieren auf Englisch oder Türkisch.