Bayi Sipariş Portalı: Fiyat Listesi, Yetki ve Sipariş Akışı Nasıl Kurulur?

Bayilerle çalışan işletmelerde sipariş genellikle şöyle gelir: WhatsApp mesajı, telefon, bazen e-postaya eklenmiş bir Excel. Biri bunları toplar, sisteme girer, fiyatı kontrol eder, stoğa bakar, teyit eder. Sipariş sayısı arttıkça bu iş bir kişinin günü olmaktan çıkıp bir darboğaza dönüşür. Bayi sipariş portalı, bu akışı bayinin kendisinin yürütmesini sağlar. Bu yazı, portalın hangi parçalardan oluştuğunu ve kurarken hangi kararların verilmesi gerektiğini anlatıyor.

B2B sipariş, perakende e-ticaretten neden farklı?

Dışarıdan bakınca ikisi de “sepete ekle, sipariş ver” gibi görünür. Aradaki farklar, projenin kapsamını belirleyen farklardır.

Bu farklar, hazır bir perakende e-ticaret altyapısının B2B ihtiyacını çoğu zaman tam karşılayamamasının sebebidir. Bazı altyapılar B2B eklentileri sunar; uygunluğu proje başında kontrol edilmelidir.

Fiyatlandırma: işin en kritik parçası

Bayi portalında en çok hata yapılan ve en çok özelleştirme gerektiren yer fiyattır. Kurmadan önce kendi kurallarınızı yazın:

• Fiyat neye göre değişiyor? Bayi grubuna mı, tek tek bayiye mi, bölgeye mi?
• Miktar iskontosu var mı? Kademeli mi, tek eşik mi?
• Kampanyalar nasıl işliyor? Belirli ürünlerde, belirli tarihlerde, belirli bayilerde?
• Vade farkı uygulanıyor mu? Ödeme vadesine göre fiyat değişiyor mu?
• Özel anlaşmalar var mı? “Bu bayiyle şu ürüne özel fiyat konuştuk” türü istisnalar sistemde nasıl tutulacak?
• Fiyat değişince ne olur? Onaylanmamış sepetlerdeki fiyat güncellenecek mi, sabit mi kalacak?

Son madde sıkça atlanır ve sonradan tartışma çıkarır. Kararı baştan verin.

Yetkilendirme ve kullanıcı yapısı

Bayi bir kişi değil bir firmadır; o firmada birden fazla kişi sipariş verebilir. Kurgu genellikle şöyle olur:

• Bayi hesabı: Cari kart, fiyat listesi, limit ve adres bilgileri bu hesaba bağlıdır.
• Kullanıcılar: Aynı bayide birden fazla kişi; kimisi sipariş verebilir, kimisi yalnızca görüntüler.
• Onay akışı: Bazı bayilerde sipariş, firma içinde bir yöneticinin onayından geçer.
• Sizin ekibiniz: Bölge sorumlusu yalnızca kendi bayilerini görür; yönetim hepsini görür.
• Bayi adına sipariş girme: Telefonla arayan bayi için sizin ekibinizin sipariş oluşturabilmesi.

Sipariş akışı ve stok

Portal sipariş alır; asıl soru siparişin sonra ne olduğudur. Baştan netleştirilecek noktalar:

• Stok görünsün mü? Gerçek adet mi, yoksa “var / az kaldı / yok” gibi bir gösterim mi? Çoğu işletme rakiplerine bilgi vermemek için ikincisini tercih eder.
• Stokta olmayan ürün sipariş edilebilir mi? Ön sipariş kabul ediliyorsa müşteriye tahmini tarih verilmeli.
• Sipariş durumları: Alındı, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi, teslim. Bayinin bunu portalden görebilmesi, en çok telefon azaltan özelliklerden biridir.
• Kısmi sevkiyat: Siparişin bir kısmı hazırsa ne olacak?
• Limit aşımı: Cari limiti dolan bayi sipariş verebilecek mi, onaya mı düşecek?

Mevcut sisteminizle bağlantı

Bayi portalının değeri büyük ölçüde ERP veya muhasebe sisteminizle konuşabilmesine bağlıdır: ürün ve fiyat listeleri oradan gelmeli, sipariş oraya düşmeli, cari bakiye oradan okunmalı.

Bunun mümkün olup olmadığı, kullandığınız sistemin dışarıya bir bağlantı arayüzü (API) sunmasına ve size erişim vermesine bağlıdır. Bazı sistemler bunu doğrudan sunar, bazıları ek modül veya lisansla verir, bazılarında yalnızca dosya aktarımı mümkündür. Proje başlamadan önce yapılacak ilk iş, kullandığınız sistemin adını ve sürümünü öğrenip teknik uygunluğu kontrol etmektir.

Entegrasyon mümkün değilse portal yine kurulabilir — ürün ve fiyatlar dönemsel olarak aktarılır, siparişler dışa aktarılıp sisteme toplu girilir. Bu, elle sipariş almaktan yine de hızlıdır ama gerçek zamanlı değildir; beklentiyi buna göre kurmak gerekir.

Bayilerin portalı kullanması

Teknik olarak çalışan ama kimsenin kullanmadığı portal, en sık görülen başarısızlık biçimidir. Bayi WhatsApp’tan sipariş vermeye alışkınsa ve portal ondan yavaşsa, WhatsApp’a döner.

İşe yarayan yaklaşımlar:

• Hızlı sipariş girişi: Ürün kodlarını yapıştırıp toplu ekleyebilmek, katalogda gezmekten çok daha hızlıdır ve bayiler ürünlerini kodla bilir.
• Geçmiş siparişi tekrarlama: Çoğu bayi benzer siparişi tekrar verir. Tek tıkla tekrar, en çok kullanılan özelliktir.
• Kendi listeleri: Bayinin sık aldığı ürünleri kaydedebilmesi.
• Telefonda çalışması: Bayi çoğu zaman depoda veya yoldadır.
• Bilgiye erişim: Cari ekstre, geçmiş siparişler ve belgeler portalda varsa bayi bunun için de girer.
• Geçiş dönemi: Bir süre iki kanalı birden açık tutup, portalden verilen siparişe küçük bir avantaj tanımak geçişi hızlandırır.

İlk sürümde ne olmalı?

• Bayi girişi ve yetkilendirme
• Bayiye özel fiyat listesi
• Ürün listesi, arama ve hızlı sipariş girişi
• Sepet ve sipariş oluşturma
• Sipariş durumu takibi
• Sizin tarafınızda sipariş yönetim ekranı

Cari ekstre, belge indirme, kampanya motoru, hedef ve prim takibi, bayi performans raporları ikinci aşamaya bırakılabilir.

Sık sorulan sorular

Mevcut e-ticaret sitemin üzerine kurulabilir mi?

Altyapıya bağlı. Bazı e-ticaret altyapıları B2B özellikleri sunar; fiyat kuralı ve yetkilendirme ihtiyaçlarınızın o kalıba sığıp sığmadığı incelenmelidir. Sığmıyorsa portalı ayrı kurup aynı ürün verisini paylaştırmak daha sağlıklı olur.

Bayilerim teknolojiye uzak, kullanabilirler mi?

Belirleyici olan teknoloji bilgisi değil, portalın mevcut yönteme göre daha hızlı olup olmadığıdır. Hızlı sipariş girişi ve geçmiş siparişi tekrarlama, bu grubu en çok rahatlatan iki özelliktir.

Fiyatlarımı rakiplerim görebilir mi?

Portal yetkili girişin arkasındadır; fiyatlar dışarıya kapalıdır. Yetkilendirmenin doğru kurulması bu yüzden kritik bir gereksinimdir.

Siparişler ERP’ye otomatik düşer mi?

ERP’nizin sunduğu bağlantı imkânına bağlıdır. Sisteminizin adını paylaşırsanız proje başlamadan kontrol ederiz; mümkün değilse toplu aktarım yöntemleri değerlendirilir.

Bayiler farklı para birimiyle çalışıyor, mümkün mü?

Kurgulanabilir. Hangi kurun, nereden ve hangi sıklıkta alınacağı ve fiyatın hangi anda sabitleneceği kapsamda netleştirilmelidir.

Kendi bayi akışınızı konuşalım

Bayi sayınızı, fiyat kurallarınızı, kullandığınız ERP veya muhasebe sistemini ve siparişlerin bugün nasıl geldiğini paylaşın; ilk sürümün kapsamını birlikte çıkaralım. Özel yazılım geliştirme ve e-ticaret geliştirme hizmetlerimizi inceleyebilir, bize ulaşabilirsiniz.