Standardsoftware oder Individualsoftware? Entscheidungsleitfaden pro Prozess

Diese Frage wird meist vom falschen Ausgangspunkt gestellt. „Standardsoftware oder Individualsoftware?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, denn ein Unternehmen hat zehn verschiedene Prozesse, und für jeden fällt die Antwort anders aus. Für Ihre Buchhaltung kann ein fertiges Programm die richtige Wahl sein, während dieselbe Antwort für Ihren Händler-Bestellablauf falsch wäre. Dieser Beitrag schlägt sich auf keine Seite; er erklärt, wie Sie die Entscheidung Prozess für Prozess treffen.

Klären Sie zuerst, von welchem Prozess Sie sprechen

Die Entscheidung unter einer so breiten Überschrift wie „Unternehmenssoftware“ zu treffen, ist der teuerste Fehler. Trennen Sie stattdessen die Prozesse einzeln und stellen Sie für jeden diese drei Fragen:

• Unterscheidet Sie dieser Prozess von Ihren Wettbewerbern? Hängt er damit zusammen, warum Kunden Sie wählen, lässt sich eine individuelle Entwicklung rechtfertigen. Erledigen alle diese Aufgabe auf dieselbe Weise, reicht ein fertiges Produkt.
• Wie nah ist dieser Prozess am Branchenstandard? Rechnungen schreiben ist Standard. Ihre Preiskalkulation für Maßanfertigungen ist es vermutlich nicht.
• Wie oft ändert sich dieser Prozess? Bei einem Ablauf, der sich häufig ändert, ist es wichtig, Änderungen nach Ihrer eigenen Priorität umsetzen zu können.

Wenn Sie diese drei Fragen für jeden Prozess einzeln beantworten, werden Sie sehen, dass sich der Großteil der Liste mit fertigen Produkten lösen lässt und nur ein kleiner, aber kritischer Teil eine individuelle Entwicklung braucht.

Die beiden Wege im Vergleich

Die letzte Zeile der Tabelle ist die, auf die im Moment der Entscheidung am wenigsten geschaut wird und die später am meisten schmerzt. Stellen Sie auf beiden Wegen diese Frage: Wenn ich diese Beziehung beenden will, in welchem Zustand bekomme ich meine Daten und mein Geschäft zurück?

Wann ist Standardsoftware die richtige Wahl?

• Wenn Ihr Prozess nah am Branchenstandard liegt.
• Wenn Sie schnell starten müssen; ein fertiges Produkt ist heute nutzbar.
• Wenn Ihr Budget keine Entwicklungsinvestition zulässt.
• Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Bedarf dauerhaft ist. Mit einem fertigen Produkt zu testen und wieder aufzuhören ist günstig.
• Wenn Ihr Team klein ist; Gebühren pro Nutzer sind bei wenigen Nutzern kein Problem.

Testen Sie die Testversion vor der Entscheidung mit Ihren echten Daten und an einem echten Arbeitstag. In Produktvideos scheint jedes Produkt Ihre Aufgabe zu lösen; der Unterschied zeigt sich daran, wie es mit Ihren Ausnahmen umgeht.

Wann ist eine individuelle Entwicklung gerechtfertigt?

• Wenn fertige Produkte einen wesentlichen Teil Ihrer Prozesse nicht abdecken und der fehlende Teil ein kritischer Teil des Geschäfts ist.
• Wenn ständig Daten von Hand zwischen mehreren Systemen übertragen werden. Ob Sie an die Grenze von Excel gestoßen sind, können Sie anhand der Anzeichen in unserem Beitrag Workflow-Software statt Excel prüfen.
• Wenn Benutzerrechte, Preisbildung oder Freigabeabläufe auf Regeln beruhen, die nur für Sie gelten.
• Wenn sich im fertigen Produkt „vorläufige“ Lösungen angesammelt haben: Nebentabellen, zweite Dateien, Notizbücher.
• Wenn sich die Abonnementkosten mit wachsender Nutzerzahl der Entwicklungsinvestition annähern.
• Wenn die Leistung, die Sie Ihren Kunden bieten, selbst eng mit Software verflochten ist.

Keiner dieser Punkte erfordert für sich allein eine individuelle Entwicklung. Treffen mehrere zusammen und wächst das Unternehmen, lohnt sich das Gespräch. Wie es dann weitergeht, erklären wir auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung.

Für die meisten Unternehmen die richtige Antwort: beides

In der Praxis funktioniert am häufigsten der Ansatz, nicht ein einziges System aufzubauen, sondern die fertigen Produkte weiter zu nutzen und nur den Teil zu entwickeln, der spezifisch für Sie ist. Die Buchhaltung im fertigen Programm belassen und ein daran angebundenes Auftragsverfolgungs-Panel bauen lassen; eine fertige E-Commerce-Plattform nutzen und die händlerspezifischen Preise und Bestellabläufe separat entwickeln – Letzteres haben wir in unserem Beitrag zum Händler-Bestellportal ausführlich behandelt.

Der Vorteil dieses Ansatzes liegt auf der Hand: Der Entwicklungsumfang schrumpft, das Risiko sinkt, das Ergebnis kommt früher. Einzige Bedingung ist, dass das fertige Produkt eine Schnittstelle nach außen (API) bietet. Prüfen Sie diese technische Eignung, bevor Sie entscheiden – Produkte ohne Schnittstelle erschweren den hybriden Ansatz.

Wie vergleichen Sie die Gesamtkosten?

Beim Nebeneinanderstellen der beiden Wege ist es irreführend, eine Einmalzahlung mit einer Monatsgebühr zu vergleichen. Wählen Sie stattdessen einen festen Zeitraum – drei oder fünf Jahre – und addieren Sie für beide Wege dieselben Posten:

• Einstiegskosten (Einrichtung oder Entwicklung)
• Jährliches Abonnement oder Hosting + Wartung
• Die Entwicklung dieser Posten mit dem erwarteten Anstieg Ihrer Nutzerzahl
• Datenübernahme und Schulung
• Erforderliche Integrationen und gegebenenfalls Gebühren für Zusatzmodule
• Die Zeitkosten der heute manuell erledigten Arbeit – wie viel davon bleibt auf jedem der beiden Wege bestehen?

Der letzte Posten wird meist nicht berücksichtigt und ist in der Regel der größte. Wie viele Personen verbringen wie viele Stunden pro Woche mit welcher wiederkehrenden Aufgabe? Ohne diese Zahl bleibt der Vergleich unvollständig.

Wir können nicht behaupten, dass das Ergebnis immer zugunsten der Individualsoftware ausfällt; oft tut es das nicht. Ziel ist, die Entscheidung mit Zahlen zu treffen.

Häufig gestellte Fragen

Ist Individualsoftware immer teurer?

Am Anfang fast immer ja. Was langfristig passiert, hängt von Ihrer Nutzerzahl, dem Anstieg der Abonnementkosten und dem Umfang der manuellen Arbeit ab. Rechnen Sie das nicht als allgemeine Regel, sondern mit Ihren eigenen Zahlen durch.

Lässt sich Individualsoftware mit meinen bestehenden Programmen verbinden?

Nicht immer. Die Integration hängt davon ab, ob das jeweilige Programm eine API nach außen bietet, und von den Zugriffsrechten. Die technische Eignung muss zu Projektbeginn geprüft werden; wo sie nicht möglich ist, werden Alternativen wie Dateiübertragung in Betracht gezogen.

Kann ich später von Standardsoftware auf Individualsoftware wechseln?

Ja, aber das Einzige, was das erleichtert, ist, dass Sie Ihre Daten exportieren können. Bei der Wahl eines fertigen Produkts die Exportmöglichkeit zu prüfen, verschafft Ihnen später Spielraum.

Gehört mir der Code, wenn ich Individualsoftware entwickeln lasse?

Das ist eine Frage des Vertrags und unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. In manchen Vereinbarungen wird der Code übertragen, in anderen ein Nutzungsrecht eingeräumt. Klären Sie schriftlich, welche Variante gilt.

Ist Individualsoftware für kleine Unternehmen sinnvoll?

Für ein System, das den gesamten Prozess abdeckt, in der Regel nicht. Ein eng umrissenes Werkzeug, das einen einzelnen Engpass löst, kann aber auch in kleinen Unternehmen sinnvoll sein. Man kann mit reduziertem Umfang beginnen.

Sprechen wir über Ihre eigenen Prozesse

Das Nützlichste vor dieser Entscheidung ist, aufzuschreiben, welche Aufgabe heute wie viel Ihrer Zeit kostet. Beschreiben Sie uns Ihren aktuellen Ablauf und die Programme, die Sie nutzen; wir arbeiten gemeinsam heraus, welcher Teil sich mit einem fertigen Produkt und welcher mit einer Entwicklung lösen lässt. Sie können sich unsere Seite zur individuellen Softwareentwicklung ansehen und uns kontaktieren; wir kommunizieren auf Englisch oder Türkisch. Die Fragen für die Auswahl eines Unternehmens haben wir in unserem Beitrag zur Auswahl einer Softwarefirma zusammengestellt.