Готовое решение или заказное ПО? Руководство по выбору для каждого процесса
Этот вопрос обычно задают не с той стороны. «Готовое решение или заказное ПО?» — на него нельзя ответить в целом, потому что в компании есть десяток разных процессов, и для каждого ответ свой. Для бухгалтерии готовая программа может быть правильным выбором, а для потока дилерских заказов тот же ответ окажется ошибкой. Эта статья не склоняет вас ни к одной из сторон; она объясняет, как принимать решение по каждому процессу отдельно.
Сначала определите, о каком процессе идёт речь
Самая дорогая ошибка — пытаться решить вопрос под общим заголовком вроде «программа для бизнеса». Вместо этого разделите процессы и задайте по каждому три вопроса:
- Отличает ли этот процесс вас от конкурентов? Если он связан с причиной, по которой клиент выбирает именно вас, заказная разработка может быть оправдана. Если это работа, которую все делают одинаково, достаточно готового продукта.
- Насколько этот процесс близок к отраслевому стандарту? Выставление счетов — стандарт. Ваше ценообразование для производства по индивидуальным размерам — скорее всего, нет.
- Как часто этот процесс меняется? В часто меняющемся потоке важно иметь возможность вносить изменения по собственным приоритетам.
Ответив на эти три вопроса по каждому процессу отдельно, вы увидите, что большая часть списка закрывается готовыми продуктами, а небольшая, но критичная часть — заказной разработкой.
Сравнение двух путей
| Готовый продукт / подписка | Заказное ПО | |
|---|---|---|
| Структура затрат | Низкий старт, постоянная подписка | Высокий старт, затем хостинг и сопровождение |
| Рост затрат | Растут с числом пользователей или объёмом операций | Напрямую от числа пользователей не зависят |
| Запуск | Столько, сколько займут установка и перенос данных | Требуется время на анализ и разработку |
| Соответствие процессам | Вы подстраиваетесь под продукт | Продукт подстраивается под ваш процесс |
| Скорость изменений | Зависит от дорожной карты поставщика | Приоритеты определяете вы, но каждое изменение — это работа |
| Ошибки и обновления | Отвечает поставщик | Зависит от вашего договора на сопровождение |
| Накопленные знания | Есть документация и сообщество продукта | Число людей, знающих систему, ограничено |
| Зависимость | От решений поставщика по цене, функциям и продолжению продукта | От компании-разработчика и условий передачи кода |
| Выход | Можете ли вы экспортировать свои данные? | Прописана ли в договоре передача кода и данных? |
Последняя строка таблицы — та, на которую в момент принятия решения смотрят меньше всего, а потом она причиняет больше всего боли. На обоих путях задайте вопрос: если я захочу прекратить эти отношения, в каком состоянии ко мне вернутся мои данные и мой бизнес?
Когда готовый продукт — правильный выбор?
- Если ваш процесс близок к отраслевому стандарту.
- Если нужно начать быстро; готовый продукт можно использовать уже сегодня.
- Если бюджет не рассчитан на инвестиции в разработку.
- Если вы не уверены, что потребность постоянная. Попробовать готовый продукт и отказаться — дёшево.
- Если команда маленькая; плата за пользователя при небольшом их числе не создаёт проблем.
Прежде чем выбрать готовый продукт, протестируйте пробную версию на своих реальных данных и в обычный рабочий день. В рекламных видео каждый продукт выглядит так, будто решает вашу задачу; разница проявляется в том, как он справляется с вашими исключениями.
Когда оправдана заказная разработка?
- Если готовые продукты не покрывают значительную часть ваших процессов, а непокрытая часть критична для бизнеса.
- Если данные постоянно переносятся вручную между несколькими системами. Проверить, дошли ли вы до предела Excel, можно по признакам из статьи программа учёта вместо Excel.
- Если права пользователей, ценообразование или цепочка согласований основаны на ваших собственных правилах.
- Если в готовом продукте накопились решения «на время»: вспомогательные таблицы, вторые файлы, блокноты.
- Если с ростом числа пользователей расходы на подписку приближаются к стоимости разработки.
- Если сама услуга, которую вы оказываете клиенту, неразрывно связана с программным обеспечением.
Ни один из этих пунктов сам по себе не требует заказной разработки. Если совпадают несколько и бизнес растёт — об этом стоит поговорить. Как мы работаем, описано на странице разработка заказного ПО.
Для большинства компаний правильный ответ — и то и другое
На практике чаще всего работает не попытка построить одну систему, а продолжение использования готовых продуктов и разработка только той части, которая специфична для вас. Например, оставить бухгалтерию в готовой программе и заказать подключённую к ней панель учёта заказов; использовать готовую платформу электронной коммерции, а поток цен и заказов для дилеров разработать отдельно — второй вариант мы подробно разобрали в статье дилерский портал заказов.
Преимущество этого подхода очевидно: объём разработки сокращается, риск снижается, результат приходит раньше. Единственное условие — готовый продукт должен предоставлять внешний интерфейс для подключения (API). Проверьте эту техническую возможность до принятия решения: продукты без API затрудняют гибридный подход.
Как сравнить совокупную стоимость?
Сопоставлять два пути, сравнивая единовременную сумму с ежемесячной, — ошибка. Вместо этого выберите период — три или пять лет — и сложите для обоих путей одни и те же статьи:
- Стартовая стоимость (внедрение или разработка)
- Годовая подписка или хостинг + сопровождение
- Изменение этих статей с учётом прогнозируемого роста числа пользователей
- Перенос данных и обучение
- Необходимые интеграции и плата за дополнительные модули, если есть
- Стоимость времени на работу, которая сегодня делается вручную, — сколько её останется на каждом пути?
Последнюю статью чаще всего не учитывают, а она обычно самая большая. Сколько человек, сколько часов в неделю, на какую повторяющуюся работу тратят? Без этой цифры сравнение будет неполным.
Мы не можем утверждать, что результат всегда окажется в пользу заказного ПО; чаще всего это не так. Цель — принять решение на основе цифр.
Часто задаваемые вопросы
Заказное ПО всегда дороже?
На старте — почти всегда да. Что будет в долгосрочной перспективе, зависит от числа пользователей, темпа роста подписок и объёма ручной работы. Считайте это не по общему правилу, а на своих цифрах.
Будет ли заказное ПО интегрировано с моими текущими программами?
Не всегда. Интеграция зависит от того, предоставляет ли эта программа внешний API, и от прав доступа. Техническую возможность нужно изучить в начале проекта; когда она отсутствует, рассматриваются альтернативы вроде обмена файлами.
Можно ли позже перейти с готового продукта на заказное ПО?
Можно, но единственное, что это облегчит, — возможность экспортировать ваши данные. Проверка возможности экспорта при выборе готового продукта развяжет вам руки в будущем.
Если я закажу разработку, код будет принадлежать мне?
Это вопрос договора, и у разных компаний он решается по-разному. В одних соглашениях код передаётся, в других предоставляется право использования. Зафиксируйте письменно, какой вариант у вас.
Есть ли смысл в заказном ПО для малого бизнеса?
Для системы, охватывающей весь процесс, — как правило, нет. А узкий инструмент, решающий одно конкретное узкое место, может быть оправдан и в малом бизнесе. Начать можно с ограниченного объёма.
Давайте обсудим ваши процессы
Самое полезное, что можно сделать до принятия решения, — записать, какая работа сколько времени у вас отнимает сегодня. Расскажите нам о своём текущем потоке и используемых программах; вместе определим, какую часть закрыть готовым продуктом, а какую — разработкой. Ознакомьтесь со страницей разработка заказного ПО и свяжитесь с нами — мы общаемся на английском или турецком языке. Вопросы, которые стоит задать при выборе подрядчика, мы собрали в статье выбор IT-компании.